Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Kivenlahti-Stensvik ry rekisteriseloste

Rekisterin nimi

Kivenlahti-Stensvik ry jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä

Kivenlahti-Stensvik ry, puheenjohtaja@kivenlahti-stensvik.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Jäsensihteeri, jasensihteeri@kivenlahti-stensvik.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisteri on käytössä yhdistyksen sääntöjen 6§ velvoittamana. Jäsenrekisterin tarkoituksena on ylläpitää tietoja yhdistyksen jäsenistä. Osoitetietoja tarvitsemme yhteydenpitoa varten (pääasiassa sähköpostilla, myös postitse lähetettävillä kirjeillä). Jäsenen syntymävuoden keräämme jäsensegmentoinnin takia. Pystyäksemme järjestämään sellaisia tapahtumia ja toimintaa, jotka tukevat jäseniemme tarpeita, on meidän tiedettävä jäseniemme ikäjakauma.

Supistettua jäsenrekisteriä (sisältää vain jäsenen  nimen ja liittymisvuoden) käyttää Kahvi-Kaisan tilanvuokrauksesta vastaava henkilö. Tilanvuokraaja tarvitsee supistettua jäsenrekisteriä, jotta hän pystyy tarkistamaan onko vuokraajalla oikeus tilanvuokran alennukseen (jäsenellä oikeus saada Kahvi-Kaisan vuokraus jäsenetuhintaan maksettuaan yhdistyksen jäsenmaksun kahden vuoden ajalta).

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin on tallennettu jäsenen nimi, osoite, syntymävuosi, puhelinnumero, liittymisvuosi, jäsentyyppi henkilö/kannatusjäsen, jäsenmaksuvuodet sekä sähköpostiosoite (vapaaehtoinen).

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin yhdistykseen liittyvät henkilöt antavat itse tiedot jäsenhakemuksen yhteydessä, jäsen liitetään jäsenrekisteriin jäsenmaksun suorituksen jälkeen.

Käytämme tietolähteinä ainoastaan henkilöjäsenten / kannatusjäsenten itse yhdistyksellemme ilmoittamia tietoja jäsenen liittyessä yhdistyksemme jäseneksi. Jäsen liitetään jäsenrekisteriin jäsenmaksusuorituksen jälkeen.

Jäseneksemme voi liittyä seuraavilla tavoilla:

Sähköinen rekisteröitymislomake;

https://kivenlahti-stensvik.fi/jaseneksi/sahkoinen-jasenhakemuslomake/

Lähettämällä sähköpostia jäsensihteerille; jasensihteeri@kivenlahti-stensvik.fi

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisteri on kokonaisuudessaan vain ja ainoastaan jäsensihteerin hallinnassa. Jäsensihteeri ylläpitää ja hallinnoi jäsenrekisterin muutoksia. Jäsenrekisteristä luovutetaan Kahvi-Kaisan vuokrauksesta vastaavalle henkilölle  supistettu jäsenrekisteri, joka sisältää ainoastaan nimen ja liittymisvuoden. Jäsenrekisteristä ei luovuteta muita tietoja muille henkilöille / tahoille. Kaikki sähköpostiviestit jäsenistölle lähetetään piilokopioina, jolloin sähköpostiosoitteet eivät myöskään leviä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kivenlahti-Stensvik ry:llä ei ole tietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Paperinen jäsenrekisteri säilytetään lukitun huoneiston lukitussa kaapissa.

Tietokone, jolla jäsenrekisteriä säilytetään on salasanasuojattu ja turvattu palomuurilla. Kyseiselle tietokoneelle on pääsy vain jäsenrekisterin ylläpitäjällä.